Ein Magento-Shop beliefert mittelständische Unternehmen, einige Großkunden und gelegentlich öffentliche Auftraggeber. Die Rechnungen entstehen direkt in Magento und werden bisher als PDF per E-Mail verschickt.

Nun verlangt ein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung. Ein anderer erwartet eine XRechnung mit Bestellnummer. Eine kommunale Einrichtung nennt zusätzlich eine Leitweg-ID und ein bestimmtes Rechnungsportal.

In dieser Situation reicht eine globale Einstellung für elektronische Rechnungen häufig nicht aus. Der Shopbetreiber muss klären, welche Kunden welches Rechnungsformat benötigen, welche Angaben je Auftrag variieren und über welchen Weg die Rechnung übermittelt werden soll.

Die passende Lösung ergibt sich daher aus vier Faktoren:

1. Rechnungsempfänger
2. geforderte Rechnungsdaten
3. technisches Format
4. Übertragungsweg

Erst wenn diese Punkte feststehen, lässt sich beurteilen, ob ein einheitlicher ZUGFeRD-Prozess genügt oder ob der Magento-Shop mehrere Varianten unterstützen muss.

Weshalb der Kundenbestand am Anfang der Planung steht

Viele Unternehmen beginnen ein E-Rechnungsprojekt mit einer technischen Frage. Sie suchen eine Erweiterung, wählen ein Format und prüfen anschließend, ob es zu den bestehenden Abläufen passt.

Ein zuverlässigerer Weg beginnt bei den Rechnungsempfängern.

Ein Shop mit ausschließlich deutschen Geschäftskunden und weitgehend einheitlichen Anforderungen benötigt wahrscheinlich einen anderen Prozess als ein Shop, der zusätzlich Behörden, Hochschulen, Kommunen und internationale Konzerne beliefert.

Auch innerhalb des B2B-Geschäfts können die Anforderungen deutlich voneinander abweichen. Ein kleiner Gewerbekunde akzeptiert möglicherweise eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Ein Konzern verlangt dagegen eine reine XML-Datei, eine Bestellreferenz und den Versand an eine zentrale Rechnungseingangsplattform.

Die Entscheidung für ein E-Rechnungsformat sollte deshalb auf einer Auswertung des tatsächlichen Kundenbestands beruhen.

Wer bestimmt das Rechnungsformat?

Das benötigte Format wird durch mehrere Vorgaben beeinflusst. Keine einzelne Regel deckt jeden Magento-Shop ab.

Gesetzliche Anforderungen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als übliche Formate, sofern bei ZUGFeRD kein Profil verwendet wird, das die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht erfüllt. Dazu zählen MINIMUM und BASIC-WL.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Die gesetzlichen Vorgaben legen jedoch nicht für jeden B2B-Fall ein bestimmtes Produktformat fest. Unternehmen können auch andere strukturierte Formate vereinbaren, sofern sich die steuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig daraus extrahieren lassen.

Anforderungen des Kunden

Der Rechnungsempfänger kann festlegen, welches Format seine Systeme verarbeiten. Diese Vorgabe kann über einen Vertrag, eine Bestellung, ein Lieferantenportal oder eine individuelle Verfahrensbeschreibung erfolgen.

Neben dem Format werden häufig weitere Angaben verlangt:

• Bestellnummer
• Lieferantennummer
• Kostenstelle
• Käuferreferenz
• Vertragsnummer
• Projektkennung
• abweichende Rechnungsempfänger
• bestimmte E-Mail-Adresse
• vorgegebener Übertragungsweg

Die technische Validität einer Rechnung allein garantiert daher noch keine Annahme beim Kunden. Fehlt eine vereinbarte Bestellnummer, kann der Rechnungseingang die Datei trotz korrektem XML-Aufbau zurückweisen.

Vorgaben öffentlicher Auftraggeber

XRechnung wurde als deutscher Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Der XML-Datensatz bildet dabei die eigentliche Rechnung und kann automatisiert durch unterschiedliche Fachverfahren verarbeitet werden.

Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/

Bei Rechnungen an Behörden müssen zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers berücksichtigt werden. Bund, Länder und Kommunen können unterschiedliche Portale, Übertragungswege und Referenzangaben verwenden.

Welche Kundengruppen sollte der Shop unterscheiden?

Für die Projektplanung reicht die allgemeine Einteilung in B2B und B2G oft nicht aus. Sinnvoller ist eine Gruppierung nach tatsächlichem Rechnungsprozess.

Geschäftskunden ohne Sondervorgaben

Diese Kunden benötigen eine gesetzeskonforme elektronische Rechnung und haben keine besonderen Anforderungen an Portal, Referenzen oder Formatversion.

Für diese Gruppe kann ein einheitlicher ZUGFeRD-Prozess sinnvoll sein. Der Kunde erhält ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.

ZUGFeRD beschreibt das Datenformat und stellt keine fertige Anwendungssoftware dar. Das Format muss in Magento, einem ERP-System oder einer anderen Rechnungslösung technisch umgesetzt werden. Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht.

Quelle: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd

Großkunden mit eigenem Rechnungseingang

Größere Unternehmen nutzen häufig zentrale Buchhaltungs- oder Beschaffungssysteme. Sie geben ihren Lieferanten genau vor, wie Rechnungen aufgebaut und übermittelt werden müssen.

Mögliche Anforderungen sind:

• XRechnung statt ZUGFeRD
• bestimmte XML-Syntax
• verpflichtende Bestellnummer
• eigene Lieferantennummer
• zentrale E-Mail-Adresse
• Upload in ein Lieferantenportal
• Übermittlung über Peppol
• kundenspezifische Referenzfelder

Für diese Kunden benötigt Magento entweder eigene Regeln oder eine Übergabe der erforderlichen Daten an das führende ERP-System.

Öffentliche Auftraggeber

Bei öffentlichen Auftraggebern sollte der Shopbetreiber die Anforderungen für jeden Empfänger einzeln prüfen.

XRechnung ist im deutschen öffentlichen Auftragswesen der zentrale Standard. Je nach Behörde können auch weitere EN-16931-konforme Formate akzeptiert werden. Verbindlich ist die Vorgabe des konkreten Auftraggebers.

Quellen:

https://xeinkauf.de/xrechnung/

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eine Leitweg-ID, eine bestimmte Rechnungseingangsplattform oder eine Übermittlung über Peppol verlangen.

Kunden mit wechselnden Projektreferenzen

Ein Kunde kann dauerhaft dasselbe Rechnungsformat nutzen und trotzdem bei jeder Bestellung andere Daten verlangen.

Typische Beispiele sind:

• wechselnde Bestellnummern
• projektbezogene Kostenstellen
• abweichende Vertragsnummern
• unterschiedliche Organisationseinheiten
• wechselnde Leitweg-IDs
• mehrere Rechnungsempfänger innerhalb eines Konzerns

Diese Angaben gehören häufig nicht allein in das Kundenkonto. Sie müssen je Bestellung oder Auftrag erfasst werden.

Wann gehört eine Information ins Kundenkonto?

Dauerhaft gültige Angaben lassen sich meist als Kundenattribut in Magento speichern.

Dazu können gehören:

• bevorzugtes Rechnungsformat
• E-Mail-Adresse für Rechnungen
• Lieferantennummer beim Kunden
• grundsätzlich verwendete Käuferreferenz
• Kennzeichnung als öffentlicher Auftraggeber
• bevorzugter Übertragungsweg

Der Vorteil liegt in der Wiederverwendung. Der Kunde oder ein Administrator muss die Information nicht bei jeder Bestellung erneut eingeben.

Die Speicherung als Kundenattribut eignet sich allerdings nur, wenn die Angabe über einen längeren Zeitraum unverändert bleibt.

Eine Leitweg-ID kann beispielsweise einer bestimmten Behörde oder Organisationseinheit zugeordnet sein. Bestellt derselbe Kunde für mehrere Dienststellen, kann eine einzige dauerhaft hinterlegte Leitweg-ID zu falschen Rechnungen führen.

Wann gehört eine Information an die Bestellung?

Auftragsbezogene Angaben sollten direkt am Warenkorb, Auftrag oder an der späteren Rechnung gespeichert werden.

Dazu zählen häufig:

• Bestellnummer des Kunden
• Projektnummer
• individuelle Kostenstelle
• Vertragsreferenz
• abweichende Käuferreferenz
• auftragsbezogene Leitweg-ID
• besonderer Rechnungsempfänger

Magento muss diese Daten während des gesamten Bestellprozesses erhalten. Eine alleinige Speicherung im Checkout-Feld reicht nicht aus, wenn der Wert später weder am Auftrag noch an der Rechnung verfügbar ist.

Bei der technischen Planung sollte deshalb geprüft werden:

1. Wo gibt der Kunde die Information ein?
2. Wo speichert Magento den Wert?
3. Kann der Administrator den Wert korrigieren?
4. Wird er an das ERP übertragen?
5. Erscheint er im strukturierten Rechnungsteil?
6. Bleibt er bei Gutschriften und Rechnungskorrekturen erhalten?

Wo sollte die Rechnung erzeugt werden?

Eine wichtige Projektentscheidung betrifft das führende Rechnungssystem.

Magento ist nicht in jedem Unternehmen die rechtlich und buchhalterisch führende Instanz. Häufig überträgt der Shop die Bestellung an ein ERP oder eine Warenwirtschaft. Erst dort entstehen Rechnungsnummer, Buchungsdatum und Debitorenbeleg.

Rechnungserstellung in Magento

Die Erzeugung direkt in Magento kann sinnvoll sein, wenn:

• Magento die Rechnungsnummer vergibt
• alle Pflichtangaben im Shop vorhanden sind
• Rechnungen bereits aus Magento verschickt werden
• kein anderes System einen abweichenden Rechnungsbeleg erzeugt
• Gutschriften ebenfalls in Magento entstehen

In diesem Fall kann eine Magento-Erweiterung die strukturierten Rechnungsdaten aus dem vorhandenen Rechnungsobjekt erzeugen.

Rechnungserstellung im ERP

Das ERP sollte die E-Rechnung erzeugen, wenn es die führende Buchhaltungs- und Rechnungsinstanz ist.

Magento muss dem ERP dann alle benötigten Daten übergeben. Dazu gehören neben den normalen Bestelldaten auch Käuferreferenzen, Leitweg-IDs und kundenspezifische Angaben.

Der Vorteil liegt in einem einheitlichen Datenstand. Rechnungs-PDF, XML-Datei und Buchungsbeleg entstehen aus derselben Quelle.

Rechnungserstellung in mehreren Systemen

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Magento eine PDF-Rechnung erzeugt und das ERP separat eine XML-Datei erstellt.

In diesem Fall können Unterschiede entstehen bei:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rundung
• Steuerberechnung
• Versandkosten
• Rabatten
• Rechnungsempfänger
• Zahlungsbedingungen

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich, falls sie vom sichtbaren PDF abweichen. Der Shopbetreiber muss deshalb sicherstellen, dass beide Bestandteile dieselben Rechnungsinformationen enthalten.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Welche Rolle spielt der Übertragungsweg?

Das Rechnungsformat beschreibt den Aufbau der Datei. Der Übertragungsweg bestimmt, wie die Datei zum Empfänger gelangt.

Beide Entscheidungen müssen getrennt geplant werden.

Versand per E-Mail

Für viele B2B-Prozesse genügt eine E-Mail an die Buchhaltung des Kunden. Das Bundesfinanzministerium bestätigt, dass bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ausreichen kann.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Magento muss in diesem Fall klären:

• Welche E-Mail-Adresse erhält die Rechnung?
• Wird die Datei an die normale Bestell-E-Mail angehängt?
• Wird eine separate Rechnungs-E-Mail verschickt?
• Was geschieht bei einer unzustellbaren Nachricht?
• Kann der Versand im Adminbereich nachvollzogen werden?

Download im Kundenkonto

Ein Download im Magento-Kundenkonto schafft eine zusätzliche Zugriffsmöglichkeit. Er kann sinnvoll sein, wenn Kunden Rechnungen später erneut abrufen möchten.

Zu prüfen sind:

• Zugriff nach Gastbestellungen
• Berechtigungen mehrerer Mitarbeiter
• Dauer der Verfügbarkeit
• Umgang mit stornierten Rechnungen
• Bereitstellung von Gutschriften
• eindeutige Kennzeichnung der Dateiversion

Ob ein Download im Kundenkonto den vereinbarten Übertragungsweg erfüllt, hängt von den Vorgaben des Empfängers ab.

Upload in ein Rechnungsportal

Einige Großkunden und öffentliche Auftraggeber verlangen den Upload über ein Portal.

Dann erzeugt Magento zwar die Rechnungsdatei, der eigentliche Versand erfolgt jedoch manuell oder über eine weitere Schnittstelle.

Der Prozess sollte festlegen:

• wer den Upload übernimmt
• wie die fertige Datei bereitgestellt wird
• wie ein erfolgreicher Upload dokumentiert wird
• wie Ablehnungen zurückgemeldet werden
• wer Korrekturen veranlasst

Übertragung über Peppol

Peppol ist eine Infrastruktur für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Die Peppol-ID dient der technischen Adressierung des Empfängers. Die Leitweg-ID erfüllt innerhalb der Rechnung eine fachliche Zuordnungsfunktion. Beide Angaben haben unterschiedliche Aufgaben.

Quellen:

https://xeinkauf.de/peppol/faq/

https://xeinkauf.de/peppol/

Ein Magento-Modul zur Erzeugung einer XML-Datei bietet daher nicht automatisch einen vollständigen Peppol-Prozess. Zusätzlich werden ein Peppol-Zugang, eine korrekte Empfängeradressierung und eine technische Übertragung benötigt.

Wann wird eine Leitweg-ID benötigt?

Eine Leitweg-ID wird im normalen B2B-Rechnungsverkehr grundsätzlich nicht benötigt. Sie dient bei Rechnungen an öffentliche Stellen zur Identifikation und Weiterleitung. In der strukturierten Rechnung wird sie im Feld BT-10 als Käuferreferenz verwendet.

Quellen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

https://xeinkauf.de/xrechnung/faq/

Der öffentliche Auftraggeber sollte dem Lieferanten die korrekte Leitweg-ID mitteilen. Shopbetreiber sollten diesen Wert nicht aus Namen, Anschriften oder Behördenverzeichnissen ableiten.

Für Magento stellt sich anschließend die Frage, wo die Leitweg-ID gespeichert wird.

Eine dauerhafte Speicherung am Kunden kann genügen, wenn der Kunde immer dieselbe Organisationseinheit verwendet. Bei wechselnden Dienststellen oder Projekten sollte die Leitweg-ID auftragsbezogen erfasst werden.

Wie lässt sich der tatsächliche Formatbedarf ermitteln?

Eine strukturierte Bestandsaufnahme verhindert, dass zu viele oder zu wenige Funktionen umgesetzt werden.

Schritt 1 Kundenbestand auswerten

Zunächst sollte das Unternehmen ermitteln:

• Wie viele B2B-Kunden bestellen regelmäßig?
• Wie viele öffentliche Auftraggeber gibt es?
• Welche Kunden erzeugen den größten Rechnungsumsatz?
• Welche Kunden haben Rechnungen in der Vergangenheit abgelehnt?
• Welche Rechnungsempfänger nutzen eigene Portale?
• Welche Kunden verlangen bereits strukturierte XML-Dateien?

Eine Auswertung der letzten zwölf Monate liefert meist eine belastbarere Grundlage als eine allgemeine Annahme über den Markt.

Schritt 2 Vorgaben sammeln

Die benötigten Informationen finden sich häufig in:

• Lieferantenhandbüchern
• Rahmenverträgen
• Ausschreibungsunterlagen
• Bestellungen
• E-Mails der Kreditorenbuchhaltung
• Rechnungseingangsportalen
• Stammdaten des ERP-Systems
• bisherigen Fehlermeldungen

Bei wichtigen Kunden kann eine direkte Rückfrage an die Buchhaltung sinnvoll sein.

Schritt 3 Prozesse gruppieren

Anschließend lassen sich ähnliche Anforderungen zusammenfassen.

Ein mögliches Ergebnis sieht so aus:

Prozessgruppe	Typische Anforderung
Standard-B2B	ZUGFeRD per E-Mail
B2B mit XML-Vorgabe	XRechnung oder vereinbartes XML
Großkunden	XML mit Bestell- und Lieferantennummer
Öffentliche Auftraggeber	XRechnung mit Leitweg-ID
Portal-Kunden	Datei zum manuellen Upload
Peppol-Kunden	strukturierte Rechnung über Peppol

Das Ziel besteht darin, möglichst wenige stabile Prozesse zu definieren. Jede individuelle Ausnahme erhöht Test-, Wartungs- und Supportaufwand.

Schritt 4 Standardfall festlegen

Der Standardprozess sollte den größten Teil der Kunden abdecken.

Bei vielen mittelständischen B2B-Shops kann das eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail sein. Das PDF bleibt direkt lesbar und die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine maschinelle Verarbeitung.

Diese Einschätzung ist keine allgemeine Vorgabe. Die tatsächliche Eignung hängt von den Empfängern und den eingesetzten Buchhaltungssystemen ab.

Schritt 5 Ausnahmen definieren

Für jede Ausnahme braucht es klare Kriterien.

Beispiele:

• Kundengruppe „Öffentliche Auftraggeber“
• Kundenattribut „XRechnung erforderlich“
• Attribut „Peppol-Versand“
• Pflichtfeld „Bestellnummer“
• abweichende Rechnungsempfangsadresse
• Übergabe an ein ERP statt Erzeugung in Magento

Die Regeln sollten dokumentiert und im Adminbereich nachvollziehbar sein.

Welche drei Prozessmodelle sind realistisch?

Ein einheitlicher Prozess für alle Kunden

Dieses Modell eignet sich für Shops mit einer homogenen Kundenstruktur.

Beispiel:

Alle Kunden erhalten ZUGFeRD per E-Mail und können die Rechnung zusätzlich im Kundenkonto herunterladen.

Vorteile:

• geringe Komplexität
• überschaubare Tests
• einfache Pflege
• klare Zuständigkeiten

Grenzen:

• individuelle Kundenwünsche lassen sich nur manuell abbilden
• B2G-Anforderungen können zusätzliche Prozesse erfordern

Ein Standardprozess mit geregelten Ausnahmen

Dieses Modell passt zu vielen mittelständischen B2B-Shops.

Der größte Teil der Kunden erhält ZUGFeRD. Bestimmte Großkunden und Behörden werden anhand von Kundenattributen oder Kundengruppen in einen anderen Prozess geleitet.

Vorteile:

• Standardfälle bleiben einfach
• wichtige Ausnahmen können automatisiert werden
• Projektumfang bleibt kontrollierbar

Voraussetzung ist ein sauberes Regelwerk. Die Auswahl des Formats darf nicht von unklaren Freitextangaben abhängen.

Kundenbezogene Rechnungssteuerung

Dieses Modell eignet sich für Shops mit vielen Konzernkunden, öffentlichen Auftraggebern oder individuellen Schnittstellen.

Für jeden Kunden können hinterlegt werden:

• Format
• Formatversion
• Übertragungsweg
• Käuferreferenz
• E-Mail-Adresse
• Pflichtfelder
• ERP-Zuordnung
• Validierungsprozess

Der technische und organisatorische Aufwand ist deutlich höher. Änderungen an Kundenvorgaben müssen laufend gepflegt werden.

Welche Anforderungen erhöhen den Projektaufwand?

Die Anzahl der Formate allein bestimmt den Aufwand nur teilweise. Häufig verursachen Sonderfälle den größeren Anteil der Arbeit.

Dazu gehören:

• mehrere Steuersätze
• Rabatte auf Positionen oder Auftragsebene
• Versandkosten
• kostenlose Positionen
• Anzahlungen
• Teilrechnungen
• Sammelrechnungen
• Gutschriften
• Rechnungskorrekturen
• abweichende Rechnungsanschriften
• Gastbestellungen
• individuelle Produktattribute
• kundenspezifische Pflichtfelder
• mehrere PDF-Erweiterungen
• ERP-Synchronisation
• Portal- oder Peppol-Anbindung

Ein Magento-Shop mit einfachen Produkten und einheitlichen Steuersätzen lässt sich meist leichter abbilden als ein individuell angepasster B2B-Shop mit komplexen Preisregeln.

Vor einer Aufwandsschätzung sollten deshalb echte Beispielrechnungen und Sonderfälle geprüft werden.

Welche Tests gehören vor dem Start dazu?

Eine erzeugte XML-Datei sollte vor dem produktiven Versand fachlich und technisch geprüft werden.

Prüfung der Rechnungsdaten

Zu kontrollieren sind unter anderem:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Verkäufer
• Käufer
• Positionen
• Mengen
• Einzelpreise
• Rabatte
• Steuerarten
• Steuerbeträge
• Zahlungsbedingungen
• Käuferreferenz
• Bestellnummer

Technische Validierung

Eine Validierung prüft, ob die Rechnung die Formatvorgaben und Geschäftsregeln erfüllt. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand, da sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben erkennen kann.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Eine erfolgreiche Validierung bestätigt den technischen Aufbau. Sie bestätigt jedoch nicht automatisch, dass alle individuellen Vorgaben des Kunden erfüllt sind.

Abgleich zwischen PDF und XML

Bei ZUGFeRD müssen die sichtbare PDF-Rechnung und der strukturierte Datensatz inhaltlich zusammenpassen.

Besonders zu prüfen sind:

• Rechnungsendbetrag
• Steuerbetrag
• Positionen
• Zahlungsziel
• Gutschriften
• Rabatte
• Rechnungsadresse

Test mit ausgewählten Empfängern

Vor dem vollständigen Rollout sollte der Shop Testrechnungen an einige typische Empfänger senden.

Geeignete Testgruppen können sein:

• normaler B2B-Kunde
• Großkunde mit Bestellnummer
• öffentlicher Auftraggeber
• Kunde mit abweichendem Rechnungsempfänger
• Kunde mit besonderen Steuer- oder Rabattfällen

Die Rückmeldung dieser Empfänger zeigt, ob der Prozess auch außerhalb des eigenen Systems funktioniert.

Wann kann eine Magento-ZUGFeRD-Erweiterung ausreichen?

Eine ZUGFeRD-Erweiterung kann zu einem Shop passen, wenn Magento die Rechnung erzeugt und die Empfänger ZUGFeRD akzeptieren.

Typische Voraussetzungen sind:

• Rechnungen entstehen in Magento
• die benötigten Rechnungsdaten sind vollständig vorhanden
• PDF und XML basieren auf denselben Rechnungsinformationen
• E-Mail oder Kundenkonto reichen als Übertragungsweg
• keine zusätzlichen XRechnungsprozesse sind erforderlich
• Peppol wird nicht benötigt
• Sonderfälle wurden getestet

Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung erzeugt ZUGFeRD-XML-Rechnungen in Magento 2. Sie bietet unter anderem den Versand per E-Mail und den Download im Kundenkonto. Zudem können Käuferreferenzen beziehungsweise Leitweg-IDs und separate Rechnungs-E-Mail-Adressen berücksichtigt werden.

Weitere Informationen zur Erweiterung

https://www.konvis.de/elektronische-rechnung-zugferd-erweiterung-fuer-magento-2-onlineshop-xml/

Die Produktseite enthält die aktuellen Angaben zu unterstützten Magento-Versionen, Funktionen, Konfiguration und technischen Voraussetzungen.

Wann wird eine weitergehende Lösung benötigt?

Eine umfassendere Konzeption ist erforderlich, wenn der Shop mehrere unabhängige Rechnungswege bedienen muss.

Typische Gründe sind:

• einzelne Kunden verlangen XRechnung
• Behörden fordern ein bestimmtes Portal
• Rechnungen müssen über Peppol versendet werden
• das ERP erzeugt den rechtlich führenden Beleg
• Kundenvorgaben ändern sich je Bestellung
• mehrere Leitweg-IDs werden je Kunde verwendet
• individuelle Pflichtfelder müssen gemappt werden
• Statusmeldungen des Empfängers sollen verarbeitet werden
• Rechnungen werden an mehrere Systeme verteilt

In diesen Fällen reicht die reine Dateierzeugung nicht aus. Benötigt werden zusätzliche Regeln, Schnittstellen und Kontrollprozesse.

Muss jeder Magento-Shop ZUGFeRD und XRechnung unterstützen?

Nein. Der notwendige Umfang richtet sich nach den Empfängern.

Ein Shop mit einheitlichen B2B-Kunden kann möglicherweise vollständig mit ZUGFeRD arbeiten. Ein Shop mit Behörden oder Großkunden benötigt eventuell zusätzlich XRechnung.

Eine parallele Unterstützung beider Formate lohnt sich nur, wenn sie durch reale Kundenanforderungen begründet ist.

Kann Magento das Format automatisch auswählen?

Ja. Die automatische Auswahl kann über Kundenattribute, Kundengruppen, Bestellfelder oder Daten aus dem ERP erfolgen.

Dafür braucht es eindeutige Regeln und vermutlich individuelle Magento Programmierung.

Ein mögliches Regelwerk lautet:

• Standardkunde erhält ZUGFeRD
• Kunde mit Attribut „XRechnung“ erhält XML im entsprechenden Format
• Behörde benötigt zusätzlich eine Leitweg-ID
• Peppol-Kunden werden an einen gesonderten Übertragungsprozess übergeben
• fehlende Pflichtangaben blockieren die automatische Rechnungserstellung

Der Prozess sollte einen manuellen Prüfweg für unvollständige oder widersprüchliche Daten vorsehen.

Sollte die Leitweg-ID im Checkout abgefragt werden?

Eine Abfrage im Checkout kann sinnvoll sein, wenn öffentliche Auftraggeber direkt im Shop bestellen und die Leitweg-ID je Auftrag variieren kann.

Ein dauerhaftes Kundenattribut ist geeigneter, wenn immer dieselbe Leitweg-ID verwendet wird.

Bei Gastbestellungen muss die Information auftragsbezogen gespeichert werden. Zudem sollte Magento prüfen, ob das Feld nur für relevante Kundengruppen angezeigt wird. Eine allgemeine Pflichtabfrage würde normale B2B- und B2C-Kunden unnötig belasten.

Welche Unterlagen sollten vor der Umsetzung vorliegen?

Für eine belastbare technische Planung sollten Shopbetreiber folgende Unterlagen zusammenstellen:

• typische B2B-Rechnung
• Rechnung mit Rabatt
• Rechnung mit Versandkosten
• Gutschrift
• Beispiel einer Behördenbestellung
• Leitweg-ID eines Testkunden
• Vorgaben eines Großkunden
• Beschreibung der ERP-Schnittstelle
• Liste vorhandener Rechnungs- und PDF-Erweiterungen
• Übersicht der Magento-Anpassungen
• gewünschte Übertragungswege
• Verantwortlichkeiten für Prüfung und Versand

Diese Unterlagen helfen, den tatsächlichen Aufwand früh zu erkennen.

Fazit

Die Auswahl eines E-Rechnungsformats beginnt mit den Kunden und den vorhandenen Rechnungsprozessen.

Ein Magento-Shop sollte zunächst untersuchen, welche Empfänger ZUGFeRD akzeptieren, welche Kunden XRechnung verlangen und welche zusätzlichen Referenzen oder Übertragungswege benötigt werden.

Danach folgt die technische Planung:

1. Kunden nach Rechnungsanforderung gruppieren
2. Pflichtangaben je Gruppe erfassen
3. führendes Rechnungssystem festlegen
4. dauerhafte und auftragsbezogene Daten trennen
5. Standardprozess definieren
6. Ausnahmen eindeutig regeln
7. Übertragungswege einplanen
8. Rechnungen validieren
9. Sonderfälle testen
10. Pilotkunden einbeziehen

Für einen Shop mit weitgehend einheitlichen B2B-Kunden kann ein zentraler ZUGFeRD-Prozess genügen. Bei Behörden, Konzernen, Peppol oder mehreren Rechnungssystemen steigt der Planungsbedarf. Eine frühzeitige Bestandsaufnahme verhindert, dass wichtige Kundenanforderungen erst nach der technischen Einführung auffallen.

 

Weitere Informationen rund um Magento finden Sie auch hier:

Informationen zu Magento Betreuung und Verbesserungen durch KonVis

Informationen zu Programmierung individueller Magento Erweiterungen (Funktionen)

Informationen zu Magento Schnittstellen Programmierung